Оглавление
Метод учета выбирается самостоятельно. Если фирма маленькая, то это ручной способ. В крупных корпорациях невозможно отследить каждого сотрудника, и приходится автоматизировать процессы. Если компания с удаленной работой, то отслеживание возможно только с помощью программ.
Для чего нужен учет времени сотрудников?
Учет рабочего помогает решает множество проблем:
1. Повышение эффективности. Рассчитывается с учетом выполненных задач и отработанного времени.
Руководитель отслеживает:
- время активности сотрудника;
- быстроту и качество выполнения работы.
Проведя анализ полученных результатов, работодатель сможет верно распределить загрузку и обязанности между работниками.
2. Улучшение дисциплины.
Персонал работает продуктивнее, если понимает, что вся его деятельность фиксируется.
Спрос на трекеры растет, так как повышается процент работников на удаленке.
Автоматизация и безопасность организации.
Все отчеты приложения выгружаются автоматически, руководителю нужно только выбрать нужный показатель и задать период.
Коммерческая тайна сохраняется с помощью настройки доступа. Это также усложняет доступ к корпоративным данным для злоумышленников.
Система контроля учета рабочего времени. Что сюда входит?
Формы контроля работы сотрудника зависят от:
- графика;
- должности;
- обязанностей.
Руководитель сам выбирает способ контроля.
Это может быть:
1. Контроль результата работы.
Вся работа выполняется сотрудником самостоятельно. Руководитель ориентируется только на результат.
Преимущества:
- Экономия времени работодателя;
- Развитие самостоятельности и чувства ответственности у персонала.
Недостатки:
- Плохо выполненная работа, если нет четкого технического задания, либо сотрудник неверно понял смысл;
- Много времени на исправление недочетов.
2. Контроль предварительно сделанной работы.
Проводится на завершающем этапе ее выполнения.
3. Контроль этапов работы.
Риск получить неверный итог минимальный, так как дается постоянная обратная связь.
Недостатки:
- увеличение времени работы;
- постоянные правки.
4. Периодический контроль.
Выбирается период проверки. Например, каждый день в 10:00.
Методы контроля
5. Произвольный контроль.
Актуален для организаций с несколькими филиалами. Руководство приезжает на точку и осуществляет проверку.
Это также может быть произвольная проверка звонков, активности или эффективности.
Контроль работы включает в себя:
- отслеживание приходов и уходов сотрудника;
- мониторинг активности персонала;
- анализ эффективности работников (по отчетам можно посмотреть, какие задачи были выполнены);
- прослушивание звонков, их соответствие с чек-листами организации;
- проверка соответствия стандартам компании (надетая униформа, опрятный внешний вид и тд);
- контроль использования рабочего времени. Подсчет рабочих часов сотрудника;
- отслеживание проведенных продаж и сделок, корректность их оформления.
Методы контроля зависят от масштабов организации и специфики бизнеса.
Ручная система учёта
Включает в себя:
1. Журнал учёта.
Бумажный носитель, в который вносят время прихода и ухода сотрудника.
2. Заполнение табеля.
Табель учёта рабочего ведет ответственный сотрудник в единичном экземпляре. В нем должны стоять подписи работника службы кадров и менеджера структурного подразделения организации. После оформления он направляется в бухгалтерию
Там все рабочие часы суммируются и, на основании этого производится расчёт заработной платы.
Сотрудник должен отработать норму часов.
Табель учета рабочего времени хранится 5 лет. На работах, относящихся к опасным или вредным, табель хранится 50 лет.
3. Личный контроль.
Назначается ответственный сотрудник, который проводит проверку персонала по заданным параметрам:
- время прихода и ухода;
- внешний вид;
- активность работы;
- проверка чек-листов и т.д.
Следует учитывать, что из-за человеческого фактора могут быть погрешности.
Например, контроллер может не выспаться, устать и некачественно провести проверку.
Автоматизированный метод
Включает в себя:
1. Компьютерные технологии.
Приложение с трекером, который считает часы работы сотрудника за компьютером. Может также включать в себя запись телефонных звонков, мониторинг сообщений, поступающих на корпоративную почту, и тд.
2. Видеонаблюдение.
Отслеживается присутствие сотрудника на рабочем месте и его действия с помощью программы.
3. Системы контроля и управления доступом.
Система позволяет:
- наделять сотрудников доступом к рабочим материалам и объектам;
- создавать ограничение прав доступа;
- контролировать время нахождения персонала на территории организации.
4. Биометрические системы.
Показывают время, отработанное сотрудником. Все данные записаны на личную пластиковую карту.
5. Система учёта рабочего времени.
Это специальное программное обеспечение, которое отвечает за автоматизацию учёта сотрудников.
Является самым удобным и совершенным.
Программа:
- фиксирует время работы;
- проводит анализ деятельности сотрудника по всем параметрам;
На основе данных:
- формируются отчёты по каждому сотруднику;
- показывается статистика по персоналу, подразделению и компании в целом.
Система учёта легко устанавливается на домашний компьютер, поэтому руководитель может проверять качество работы дистанционно.
Пример программы для контроля рабочего времени: Apptask
С ее помощью вы сможете:
- отследить активность сотрудников за компьютером;
- посмотреть какие программы они запускали;
- какие сайты открывали;
- в каких сервисах работали.
Система формирует отчеты по каждому работнику. Процесс учёта рабочего времени становится полностью автоматизированным.
Возможности Apptask:
- отслеживание рабочего времени;
- скриншоты экрана;
Во время работы программа делает скриншоты экрана. Можно ставить разный интервал.
- отслеживание активности клавиатуры и мыши;
- круглосуточная техническая поддержка;
- внесение в систему отгулов и праздничных дней;
- более 20 видов отчетов.
В программе можно настроить функции управления проектами:
- провести анализ заработной платы;
- создавать доски задач;
- мониторить местоположение и многое другое.
В наличии есть разные тарифы. Доступен бесплатный пробный период.
Автоматизированные системы значительно упрощают контроль рабочего процесса и помогают анализировать деятельность персонала.
Руководитель тратит меньше времени на проверку работы, а постоянный учет мотивирует сотрудников повышать свою эффективность.
Статьи по теме:
Контроль удаленных сотрудников
Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников
Система учета рабочего времени
